Datenschutzerklärung
nach der DSGVO
I. Verantwortliche Stelle
IMORA Immobilienverwaltung GmbH & Co.KG
Karmarschstraße 30-32
30159 Hannover
Tel.: 0511-306262
E-Mail: c.radtke@imora-hannover.de
II. Datenschutzbeauftragte
Der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist:
Frau Dr. Christiane Radtke
Karmarschstraße 30-32
Tel.: 0511-306262
E-Mail: c.radtke@imora-hannover.de
III. Allgemeines zur Datenverarbeitung
1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Es werden personenbezogene Daten von Mietern und Mietinteressenten grundsätzlich nur verarbeitet, soweit dies zur Durchführung und Abwicklung eines Mietverhältnisses erforderlich ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Mieter und Mietinteressenten erfolgt nur nach deren Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist, und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit für die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Personen eingeholt ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung des Mietvertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorverträge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die IMORA Immobilienverwaltung GmbH & Co.KG unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses des Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
3 Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung darüber hinaus erfolgt nur, wenn dies durch europäische oder nationale Gesetze, Verordnungen oder sonstige Vorschriften, denen die Verantwortliche unterliegt, vorgesehen ist.
Eine Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die oben genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für eine Vertragserfüllung besteht.
IV. Erfassung und Verwaltung von Mieterdaten
1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Mietinteressenten und jedem abgeschlossenem Mietvertrag werden personenbezogene Daten in das System erfasst und verarbeitet.
Folgende Daten werden dabei erhoben:
- Name, Vorname
- Geburtsdatum
- Telefonnummer
- Geschlecht (für die Anrede)
- Vertragsbeginn und Vertragsende
- Einkommensverhältnisse
- Beruf
- Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren
- Arbeitserlaubnis
- Anschrift
- Familienstand
- Kinderzahl, bzw. Anzahl der im Haushalt lebenden Personen
- Kontodaten
- Daten über den Eingang der Mieten, Betriebs- und Heizkostenvorrauszahlungen
- Steueridentifikationsnummer
- Bewerberbogen
- Kopie der Ausweispapiere
- Verbrauchsangaben
2 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 der EU-Datenschutzgrundverordnung
3 Zweck der Datenverarbeitung
Die erfassten Daten werden zum Zweck der Durchführung und Abwicklung des Mietverhältnisses verarbeitet.
Zum Erstellen des Mietvertrages werden persönliche Daten zur Identifizierung erfasst.
Für die Betriebskostenabrechung werden Verbrauchsdaten für Heizung und Warmwasser von einer beauftragten Messdienstfirma erhoben und an das beauftragte Abrechnungsunternehmen weitergeleitet.
Zum Zweck der Erfüllung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen werden Kontaktdaten an beauftragte Handwerker, Dienstleister oder Sachverständige bzw. den jeweiligen Gebäudeversicherer und Haftpflichtversicherer des Grundstückes weitergegeben.
Zur Erfüllung von Rechtsansprüchen wird Mietern auf deren Verlangen Einsicht in sämtliche, den Jahresbelegen zugrunde liegenden Originalbelegen und Verbrauchserfassungen gewährt.
Zum Zweck des Führens eines Mietkautionskontos werden Name, Steueridentifikationsnummer, die Kopie der Lichtbildausweise und eine Kopie des Mietvertrages an das beauftragte Kreditinstitut weitergegeben.
Für die Prüfung, Geltendmachung und Durchsetzung von Rechten werden Name, Anschrift, sowie Korrespondenz aus dem Mietverhältnis, Zahlungsvorgänge aus dem Mietverhältnis und eine Kopie des Mietvertrags an von uns beauftragte Dienstleister (Rechtsanwalt, Inkassounternehmen) weitergegeben.
4 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald das Mietverhältnis beendet wurde. Für folgende Daten gelten gesetzlich vorgeschriebene Archivierungs- und Löschungsfristen:
Betriebskosten werden mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist des Mieters (12 Monate nach Zustellung der Abrechnung) gespeichert.
Daten, die Ansprüche gegen den Mieter betreffen, werden bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist (gemäß §190 BGB) mindestens 3 Jahre aufbewahrt.
Die Daten eines Rechtsstreits werden mindestens bis zum rechtskräftigen Abschluss des Rechtstreits aufbewahrt.
Mietverträge, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Betriebskostenabrechnungen werden 10 Jahre archiviert, gemäß § 147 AO.
Sonstige Unterlagen werden spätestens nach 6 Jahren gelöscht.
5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Erfüllung des Mietverhältnisses sind für die Durchführung und Abwicklung zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Mieters keine Widerspruchsmöglichkeit.
V. Rechte der betroffenen Personen
Sobald personenbezogene Daten von Mietern und Mietinteressenten verarbeitet werden, haben sie als betroffene Personen i.S.d. DSGVO folgende Rechte gegenüber der Verantwortlichen:
1 Auskunftsrecht
Betroffene können von der Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können die Betroffenen von der Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft über ihre personenbezogenen Daten verlangen:
- die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
- die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
- die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden;
- die geplante Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten;
- das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch die Verantwortliche oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
- das Bestehen eins Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
- alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden.
Den betroffenen Personen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang kann die betroffene Person verlangen, über geeignete Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
2 Recht auf Berichtigung
Betroffene Personen haben das Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung ihrer personenbezogen Daten, sofern die verarbeiteten Daten, die sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Die Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter folgenden Voraussetzungen kann die betroffene Person die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen:
- wenn die betroffene Person ihre personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreitet, die es der Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der Personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der Personenbezogenen Daten verlangt;
- die Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, die betroffene Person diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, oder
- wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hat und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe der Verantwortlichen gegenüber den Gründen der betroffenen Person überwiegen.
Wurde die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person eingeschränkt, dann dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit der Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen, öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, wird die betroffene Person von der Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
4 Recht auf Löschung
a.) Löschungspflicht
Die betroffene Person kann von der Verantwortlichen verlangen, dass die sie betreffenden, personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und die Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
- Die betreffenden, personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
- Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stütze, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
- Die betroffene Person legt gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangig berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor. Oder die betroffene Person legt gem. Art 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
- Die betreffenden, personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet oder erworben.
- Die Löschung der betreffenden, personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, der die Verantwortliche unterliegt.
b.) Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
- zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder Der Mitgliedsstaaten, dem die Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt.
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
5 Recht auf Unterrichtung
Hat die betroffene Person das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber der Verantwortlichen geltend gemacht, ist diese verpflichtet, allen Empfängern, denen die betreffenden, personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Der betroffenen Person steht das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
6 Recht auf Datenübertragbarkeit
Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden, personenbezogenen Daten, die sie der Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, Außerdem hat sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die Verantwortliche, der die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern:
- die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einen Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
- die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
In Ausübung dieses Rechts hat die betroffene Person ferner das Recht, zu erwirken, dass die sie betreffenden, personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die er Verantwortlichen übertragen wurde.
7 Widerspruchsrecht
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit die Verarbeitung der sie betreffenden, personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Die Verantwortliche verarbeitet die betreffenden, personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende, schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden personenbezogene Daten einer betroffenen Person verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Wiederspruch gegen die Verarbeitung zum Zweck derartiger Werbung einzulegen.
Widerspricht die betroffene Person der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die betreffenden, personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Die betroffene Person hat die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – ihr Widerspruchrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
8 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Die betroffene Person hat das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
9 Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling
Die betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet, oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung
- für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und der Verantwortlichen erforderlich ist
- aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen die Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung ihrer Rechte und Freiheiten, sowie ihrer berechtigten Interessen enthalten, oder
- mit der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person erfolgt.
Allerdings dürfen Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten, sowie ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.
Hinsichtlich der in 1. Und 3. genannten Fälle trifft die Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten, sowie die berechtigten Interessen der betroffenen Person zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens der Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.
10 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen, verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelf steht der betroffenen Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoß zu, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden, personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Die zuständige Kontaktstelle für das Land Niedersachsen ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511-120 4500
Fax: 0511-120 4599
E-Mail an: poststelle@lfd.niedersachsen.de